Kuidas valmistuda kontori kolimiseks?

Kontori kolimise sujuv korraldamine on väga oluline - firma, mis ei tee tööd, ei teeni raha. Järgnevalt toome mõned soovitused, mis aitavad Sul kolimist paremini ja läbimõeldumalt korraldada.

Ettevalmistus

Planeerimine ja ettevalmistus on kolimise õnnestumiseks kõige olulisem. Ettevalmistuse eesmärk on tagada, et kolimine toimiks kiiresti ja võimalikult kuluefektiivselt. Mida selleks teha? 

• Varu pakkematerjal või pea selles küsimuses nõu kolimisfirmaga
• Informeeri oma personali nende osast kolimisprotsessis
• Hangi uue kontori korrusplaan ning mõtle läbi sisutuse ja töökohtade paigutus
• Sõlmi aegsasti vajalikud sidelepingud ning pea teenusepakkujatega nõu, et kolimisega kaasnev sidekatkestus oleks võimalikult väike
• Koosta tööplaan kolimise eeltöödeks ning kolimispäevaks - pane paberile kirja, mida keegi tegema peab ning veendu, et kõik oma ülesannetest aru saaks - nii töötajad, kolimisfirma kui üürileandja.
• Informeeri aegsasti kliente ja koostööpartnereid aadressimuutusest ning vabanda ette võimalike kommunikatsioonihäirete pärast kolimispäeval.
• Varu piisavalt võtmeid ning sissepääsukaarte uue kontori tarbeks.
• Telli aegsasti uue aadressiga trükised ja visiitkaardid, et Sa ei jagaks klientidele aegunud informatsiooni.
• Tutvu oma kontorihoonete kolimiskorraga. Pea igaks juhuks nõu majahaldajaga.

Pakkimine

• Lauad, sahtlid, riiulid ja failikapid tuleb tühjendada.
• Sahtlid ning kapid tuleb lukustada või muul moel kinnitada.
• Tühjenda veemasin ja kohvikann ning muud vedelikke sisaldavad anumad.
• Kontoritehnika tuleb võimalusel pakkida originaalpakenditesse. Printerist eemalda enne kolimist tooner, loksutamine ei tee sellele head.
• Kergestipurunevad asjad tuleb hoolikalt pakkida ning pakendid vastavalt märgistada.
• Telli ajakirjandus uuele aadressile ning korralda postkontoris posti ümbersuunamine.
• Pea kolimisifirmaga nõu, kuidas kolitavat inventari tähistada. Kui kolid oma jõududega, siis lepi kokku järjepidev süsteem. Muuhulgas arvesta, et: 
  • Selmet kirjutada karbile "Mari asjad", märgi karbile ruumi number või kohatähis kontoriplaanil, kuhu asjad tuleb viia. Nummerda töökohad ning kirjuta numbrid kasti külgedele, mitte peale.
  • Lahtimonteeritav mööbel tuleb arusaadavalt tähistada, et kontorilaud või kapp ka samadest osadest hiljem kokku pandaks.
  • Asjad, mis peavad vanasse kontorisse maha jääma, tähista "ära koli" sildiga.

Kolimispäev

Kui oled kõik vajalikud ettevalmistused teinud, kulgeb kolimine probleemideta. Et tagada oma äri sujuv toimimine ning vältida klientide ja personali frustratsiooni, soovitame Sul kolimisfirmaga nõu pidada juba ettevalmistuse faasis.